5 Kualitas yang Harus Diperhatikan Saat Memilih Layanan Konferensi Video
40 jam kerja seminggu adalah sesuatu dari masa lalu, telecommuting sedang meningkat, dan fleksibilitas dan komunikasi adalah kunci sukses di dunia perdagangan Internet yang serba cepat. Melihat ke depan dalam permainan, semakin banyak perusahaan beralih ke konferensi video sebagai solusi: pada tahun 2014, 56 persen profesional Sumber Daya Manusia mengatakan konferensi video adalah favorit mereka untuk komunikasi bisnis, mengalahkan tidak hanya panggilan suara dan panggilan konferensi, tetapi email.
Jika perusahaan Anda ingin menambahkan layanan konferensi video ke gudang senjata Anda, Anda akan memiliki berbagai macam perusahaan dan layanan untuk disortir. Kualitas apa yang harus Anda cari untuk mulai mengurangi pilihan Anda? Inilah lima dasar yang harus Anda ketahui.
Pengaturan Mudah, Startup Mudah
Hubungan Anda dengan layanan konferensi video Anda dimulai langsung dari penyiapan dan pemasangan: akankah prosesnya cepat dan efisien, atau apakah Anda mengalami mimpi buruk pemecahan masalah dan perangkat keras baru? Anda menginginkan layanan yang akan aktif dan berjalan dengan cepat dan tidak akan memperlambat Anda dengan instalasi yang lama.
Beberapa sistem mungkin memerlukan perangkat keras yang disebut MCU, atau unit kontrol multipoint, dan sangat disarankan agar Anda menghindarinya! MCU adalah peralatan yang mahal dan bermasalah, dan telah dianggap usang oleh kemajuan dalam konferensi berbasis cloud dan browser. Semakin sedikit persyaratan perangkat keras, semakin ramping startup Anda.
Sistem Layanan Agnostik
Sistem agnostik adalah istilah umum yang mungkin Anda lihat dilontarkan saat Anda meneliti pengaturan konferensi video modern, tetapi itu bukan kata kunci yang tidak berarti! Layanan agnostik sistem dirancang agar kompatibel dengan sistem operasi apa pun, baik itu Windows, Mac, atau Linux. Ini sangat berguna jika Anda perlu menjaga komunikasi tetap berjalan di antara beberapa kantor dengan pengaturan yang berbeda, atau antara bisnis Anda dan pelanggan Anda. Sistem agnostik juga berarti lebih sedikit pemecahan masalah: departemen TI Anda tidak akan membuang waktu untuk memperbaiki bug dan masalah kompatibilitas pada mesin yang berbeda di seluruh perusahaan.
Kompatibilitas Basis Luas
Kompatibilitas dasar yang luas berjalan seiring dengan jaringan agnostik sistem, tetapi dibutuhkan kompatibilitas yang luas itu selangkah lebih maju — ini bukan hanya perangkat lunak, tetapi perangkat keras. Beberapa jaringan konferensi video terbaik di pasar Blue Jeans menjadi salah satu contoh utama, menawarkan layanan yang kompatibel dengan desktop, browser, tablet, dan smartphone; hampir semua perangkat yang ingin Anda beri nama dapat dengan cepat dan mudah terhubung ke panggilan.
Konferensi Berbasis Cloud
Konferensi berbasis cloud adalah yang memungkinkan semua langkah dalam kompatibilitas, dan mengurangi persyaratan perangkat keras untuk menginstal sistem baru. Dipelopori oleh layanan seperti Blue Jeans, jenis panggilan ini sepenuhnya dihosting secara online, dan membuat proses pengaturan panggilan menjadi sangat mudah. Seorang karyawan cukup masuk ke akun mereka dan memilih peserta mereka, yang akan mendapatkan email dengan tautan. Klik tautan, dan mereka akan langsung ditautkan ke panggilan, di browser mereka, terlepas dari apakah mereka memiliki akun sendiri atau tidak.
TechRadar melaporkan bahwa konferensi berbasis cloud sangat bagus untuk pekerja jarak jauh, yang sering merasa terisolasi dari rekan kerja mereka. Karena panggilan berbasis cloud sangat cepat dan mudah dimulai, pekerja jarak jauh mudah menghubungi rekan kerja mereka untuk pertanyaan singkat atau berbagi ide. Faktanya, laporan penelitian rumah Wain menemukan bahwa 75 persen bisnis dengan pekerja jarak jauh berencana menggunakan konferensi video untuk memastikan telecommuter mereka merasa up to date dan terlibat.
Berbagi Layar dan Kolaborasi
Penyiapan, penggunaan, dan kompatibilitas yang mudah adalah fitur yang sangat penting untuk dicari, tetapi apa lagi yang dapat disediakan oleh layanan konferensi video selain kontak dan komunikasi tatap muka? Kemampuan untuk berbagi file dan bekerja secara kolaboratif sangat penting dalam pengaturan bisnis, apakah Anda perlu menjaga komunikasi dari tim yang berbeda atau mendapatkan umpan balik dan saran dari klien. Pastikan untuk membiasakan diri Anda dengan opsi berbagi file layanan potensial, dan betapa mudahnya menggunakannya. Tidak ada yang membunuh konferensi lebih cepat daripada berjuang untuk membantu klien mengunggah dokumen melalui webcam!
Sekali lagi, layanan berbasis cloud menawarkan berbagi file yang paling mudah. Layanan ini sering memungkinkan Anda untuk mengunggah dokumen atau file media ke perpustakaan online, yang kemudian dapat dibagikan dengan seluruh panggilan dalam satu klik.
Beberapa Kata Terakhir
Konferensi video adalah bagian besar dari masa depan perdagangan dan komunikasi. Ketika bisnis internasional dan telecommuting menjadi lebih umum, itu hanya menjadi semakin penting untuk bisnis dengan ukuran yang pernah ada. Baik Anda ingin menambah pekerja jarak jauh, mengurangi biaya perjalanan bisnis, atau terhubung dengan klien yang jauh, layanan konferensi video yang tepat akan menjadi sekutu yang kuat seiring bisnis Anda terus berkembang.